Tokat E-Bordro / KEP İK (Personel Kep Uygulamaları)
KEP Bordro Mahkemelerde %100 Geçerli
24/07/2025 tarihli 32965 Sayılı resmi gazetede 4857 İş Kanunun 109. Madde revizyonunu getiren 23. Madde ile yapılan değişiklikle personele gönderilen bordroların ve ücret pusulalarının KEP ile %100 yasal geçerli olarak gönderilebileceği kesinleşti. Artık tüm şirketler personellerine bordro dahil tüm yazışmalarını KEP ile mahkemenin aksine yorum yapamayacağı şekilde tam resmi geçerli gönderebilir.
E-Bordro
İş kanunun 37. maddesine göre İşveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır.
İş Kanunu kapsamında çalışanının bordrosunu gördüğünü ve teslim aldığını ispat etme yükümlülüğü işverene aittir.
Çok çalışanı olan ya da birden fazla lokasyonda faaliyet gösteren şirketlerde bordroların imza karşılığı teslimi zor olmaktadır.
İmzalı nüshaların arşivlenmesi de ek yük oluşturmaktadır. Geleneksel süreçte bordrolar basıldıktan sonra onlarca farklı lokasyona gönderilir, burada çalışanlara imzalatıldıktan sonra bir kopyası tekrar merkeze iletilir. Bu uygulamanın yarattığı işgücü kaybı ile sarf malzemesi, ekipman ve dağıtım giderlerindeki ilave maliyetler önlenir, zaman ve maliyet tasarrufu sağlanır.
Şirket çalışanlarına bordroların, ücret pusulalarının, zaman çizelgelerinin ve personel tebligatlarının, KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) mailleri üzerinden yasal geçerli ve güvenli bir şekilde elektronik ortamda iletildiği bir sistemdir.
Çok çalışanı olan ya da birden fazla lokasyon üzerinde faaliyet gösteren şirketlerde bordroların, ücret pusulalarının, zaman çizelgelerinin, personel tebligatlarının, ihbarların, ihtarların, ibranamelerin ve izin form onaylarının imza karşılığı teslimi zor olduğundan, KEP İK Uygulamaları yoğun bir şekilde tercih edilmektedir.
KEP İK Uygulamaları ile bordro ve diğer personel bildirimlerinin gönderimini ve personel yönetimini kolaylaştırırsınız. Muhasebe programınızdan bordro hazırlayıp tek tuş ile tüm personelinize KEP üzerinden E-Bordro, ücret pusulası, zaman çizelgesi, personel tebligatlarının, ihbar, ihtar izin formu göndererek, yasal zorunluluklar çerçevesinde firmanızı güvence altına alırsınız.
KEP İK Uygulamaları hizmetimiz için personel sayınıza göre yıllık sabit fiyat uygulanmaktadır. İşçi alım ve çıkışlarda herhangi bir fiyat değişikliğine gidilmemektedir. Üstelik kurumunuza tahsis edilen posta alanıyla bordrolarınız, ücret pusulalarınız, zaman çizelgeleriniz, personel tebligatlarınız, ihbar, ihtar ve ibralarınız, yıllarca İstanbul, Ankara yedeklemeli olarak EDM Sistemlerinde saklanmaktadır.
Personele ücret pusulası, zaman çizelgesi gibi e-bordro tebligatları dışında, çeşitli nedenlerle (işe geç kalma, kötü davranış, kurallara uymama, giyim kuşam aykırılığı gibi disiplin suçları nedeniyle) gönderilebilen ihtarlar, personellerden alınması gereken ibranameler, personele KVKK gibi kurumsal politikaların, uyulması gereken kuralların, görev tanımlarının, izin onaylarının, eğitim katılım bilgilerinin ve diğer yazıların tebligatları KEP üzerinden noter gücünde gönderilir. KEP iletiminden itibaren 7. günün sonuna aldım okudum anladım hükmü ile tam tebellüğ gerçekleşmiş olur. Personele yapılan söz konusu yazışmaların %100 yasal geçerliliği tüm davalarda mahkemeler tarafından onaylanmıştır. Tüm personellere ya da şube/departman/personel/ seçerek istenen tebliğ iletilebilir.
KEP gönderilerinde deliller en çok 5 saniye içinde oluşur ve 20 yıl saklanır. KEP iletileri en çok 2 dakika içerisinde gönderilir.
İK KEP uygulamasında ücretlendirme koltuk sayısına dayalı çalışır. Yani, eklenen personelden işten çıkan personel düşülür ve koltuk sayısı paket üs sınırını geçmedikçe paket aşımı olmaz.
Personel KEP hesabı başına 250 MB alan tanımlanır. Şirket için ortalamada 3 yıllık ücret pusulası saklama alanı paket kapsamında sağlanır. Şirket, dilediği kadar ilave alan alarak daha fazla belge ve daha fazla süreyle belgeleri saklayabilir.
Ücret hesap pusulası gönderimi sırasında iletiye dosyalar eklenebiliyor ve her biri e-imza ile imzalanabiliyor.
E-Tebligat
- Personele çeşitli nedenlerle (İşe geç kalma, kötü davranış, kurallara uymama, giyim kuşam aykırılığı gibi disiplin suçları nedeniyle) gönderilebilen ihtarlar, personellerden alınması gereken ibranameler, personele kurumsal politikaların, uyulması gereken kuralların, görev tanımlarının, zamanlamalarının ve diğer yazıların bildirimi KEP üzerinden noter gücünde gönderilir.
- KEP iletiminden itibaren 7. günün sonuna aldım okudum anladım hükmü ile tam tebellüğ gerçekleşmiş olur.
- Personele yapılan söz konusu yazışmaların %100 yasal geçerliliği Yargıtay tarafından onanmıştır.
- Özellikle KVKK kapsamında ve Uzaktan Çalışma yönetmeliği kapsamında personele KEP bildirimleri son dönemlerde artış göstermiştir.
- Eğitim katılım bildirimleri vb. personel ile ilgili tüm tebliğ edilmesi gereken bilgiler e-tebliğ aracılığı ile personelin KEP adresine iletilir ve yasal olarak geçerli olur.
- Tüm personellere ya da şube/departman/personel/ seçerek istenen tebliğ iletilebilir.